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電子帳簿保存法はなぜ改正された?電子取引データ保存の義務化の理由や法対応の必要性
これまでに何度も改正されてきた電子帳簿保存法。2022年の改正では、電子取引に関する項目についての対応が義務付けられるなど、大きな変化が加えられました。では、そもそもなぜ電子帳簿保存法は改正されたのでしょうか。本記事では、2022年(令和4年)1月1日に施行となった電子帳簿保存法の改正目的や内容などを中心に解説していきます。
電子帳簿保存法とは?その概要と目的
電子帳簿保存法は、正式名称を、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といいます(以下、電子帳簿保存法と記載)。この法律では、従来は紙での保存が義務付けられていた国税関係帳簿や国税関係書類に対して、電子データでの保存を可能としています。
電子帳簿保存法は何のための法律?
では、電子帳簿保存法は何を目的に制定されたのでしょうか。電子帳簿保存法は、国税に関する手続きを円滑に行えるようにするとともに、納税者の文書保存に関する負担を軽減するため、制定に至っています。
国税関係帳簿や国税関係書類は、組織によって5~10年(※)の保存が必要です。しかしこれらの文書を紙で保存すると、保存場所の確保や文書の保存状態の維持などでコストがかかってしまいます。また紙の文書であれば目的の書類を探すのに時間がかかるうえ、文書の劣化や紛失の可能性もあるなど、業務上の負担もあります。そこでこれらの課題解決のため、国税関係帳簿や書類の電子保存を推進すべく電子帳簿保存法が制定されたのです。
なお、デジタル技術の普及やペーパーレス化といった社会の変遷に伴って、同法はこれまでに複数回改正がなされています。
(※文書保存については、納税者が法人か個人事業主か、個人事業主の中でも青色申告か白色申告か、また文書の種類によって、保存期間は異なります)
電子帳簿保存法 データ区分
電子帳簿保存法では、3つのデータ区分が定められ、それぞれの区分で以下のようにデータの保存要件が決められています。
・電子帳簿等保存:電子的に作成された国税関係帳簿や国税関係書類で、自社以外と取引を行っていないもの
・スキャナ保存:取引先から受領した領収書・請求書などの紙の国税関係書類を、スマートフォンやスキャナで読み取ったデータで保存したもの
・電子取引:メールやクラウドサービスなどで行った取引情報
このうち電子取引における電子データ保存は、2022年の改正により、2024年(令和6年)1月1日から完全義務化されました。
電子帳簿保存法が2022年に改正されたのはなぜ?
電子帳簿保存法は、2021年度(令和3年度)の税制改正において改正の対象となり、2022年(令和4年)1月1日に改正電子帳簿保存法が施行されました(以降、2022年の改正と記載します)。ここからは、改正の目的や内容をご紹介します。
2022年の改正の目的
国税庁が公表している資料には、2021年度(令和3年度)の税制改正において、改正の観点が以下の通り記載されています。
『経済社会のデジタル化を踏まえ、経理の電子化による生産性の向上、テレワークの推進、クラウド会計ソフト等の活用による記帳水準の向上に資するため、所得税、法人税、消費税等の帳簿書類を電子的に保存する際の手続を抜本的に簡素化する観点から以下の見直しを行う(令和4年1月1日以後適用)。』
引用:教えて!! 令和3年度改正 電子帳簿保存法|国税庁 p.4
これを見てもわかるように、改正の狙いとしては、経理の電子化による生産性の向上と記帳を正しく行うこと、離れた場所からも経理業務ができるようにテレワーク体制を推進すること、書類保存に関する抜本的な簡素化などが挙げられます。
2022年の主な改正内容
2022年1月1日以降に適用された改正内容は、下記の通りです。内容を大きくまとめると、データの保存要件の緩和が主となっています。
・スキャナ保存の要件緩和
以前はスキャナ保存を行うためには、所轄の税務署長の承認を受ける必要がありましたが、届け出や承認は不要となりました。ほかにも領収書に必要だった受領者の自署が廃止となるなど、いくつかの要件が緩和されています。
・電子取引データの紙保存禁止
以前はデータを紙に印刷することが可能でしたが、廃止となりました。この措置には2022年1月1日から2023年12月31日まで2年間の宥恕(ゆうじょ)期間が設けられ、2024年(令和6年)1月1日から義務化されています。
・罰則規定の強化
スキャナ保存や電子取引のデータに対して改ざんなどの不正があった場合には、重加算税10%が課されることになりました。
・事前承認制度の廃止
以前は、電子的に作成された帳簿書類を電子データで保存するには所轄の税務署長の承認が必要でした。2022年の改正により、この承認制度は廃止となっています。
・国税関係帳簿の保存要件の緩和
電子データを保存する際、目的のデータが迅速に検索できるよう要件に沿うことが求められています。現在では、税務調査における税務職員からのダウンロードの求めに応じられる状態で保存を行い、ダウンロードに対応できるのであれば要件は緩和されます。
電子取引のデータ保存 義務化の意義は?
2024年1月以降は、すべての事業者に対して電子取引への対応が義務化されました。これにより、電子取引においては個人事業主を含む全事業主が対応しなければならなくなりましたが、電子帳簿保存法への対応は、事業主にとってもメリットがあります。電子取引を要件にしたがってデータを保存できるようになれば、企業内でペーパーレス化を推進でき、経理業務の生産性や業務効率の向上を図れるのです。また、会計監査や税務調査にかかる工数も削減できるでしょう。データを改ざんできないように保存する要件があるため、脱税や不正行為の抑止力としても機能することが考えられます。
電子帳簿保存法に対応しない場合のリスク
ここからは、現時点で考えられる罰則やリスクをご紹介します。なお、電子取引以外は電子帳簿保存法への対応は任意であり、罰則は一部のみとなっています。
追徴課税
電子取引に対して仮装や隠ぺいがあった場合には、重加算税10%の加重となります。なお追徴課税は、「スキャナ保存」で仮装・隠ぺいがあった場合にも対象です。
青色申告承認の取り消し
同じく電子取引において仮装や隠ぺいがあった場合には、違反の程度を勘案のうえで、青色申告承認の取り消しが行われる場合があります。青色申告には、最大65万円となる青色申告特別控除や、純損失の繰越しと繰戻しなどの特典があります。青色申告承認が取り消されるとこれらの特典が受けられなくなってしまいます。
会社法による過料
法人において電子取引において仮装や隠ぺいがあった場合は、会社法違反にも問われます。会社法第976条では、「正当な理由なく書類や電子データに不正があった場合には、100万円以下の過料に処する」としています。過料のみのペナルティだけでなく、コンプライアンス違反をした企業として、運営に支障をきたす可能性もあるでしょう。
不安がある場合は電子帳簿保存法に対応した専用システムの導入も
電子帳簿保存法違反にならないためにも、スキャナ保存や電子取引の電子データは保存要件を満たして保存する必要があります。電子帳簿保存法に対応する手段のひとつとして、専用システムの導入もおすすめです。
データの保存要件の概要
電子帳簿保存法では、データの保存要件の包括的概念として、「真実性の確保」と「可視性の確保」という2点が定められています。「真実性の確保」とは、データに偽装や虚偽がないと証明すること、「可視性の確保」とは、データを速やかに確認できるようにすることです。
このうち「真実性の確保」については、スキャナ保存・電子取引いずれの場合にも、タイムスタンプが必要です。タイムスタンプとは、電子データに付与することで、その時間にそのデータが存在し、それ以降改ざんされていないことを証明できる技術です。電子取引においては、取引情報はタイムスタンプが付与されたのちに授受を行い、また取引情報を授受して遅延なくタイムスタンプを付与することが求められます。同様にスキャナ保存においても、タイムスタンプを付与できる期間が定められています。
DocuTrackerでブロックチェーン技術によるタイムスタンプを付与
DocuTrackerは、クラウドストレージにアップロードしたファイルに対して、自動でタイムスタンプを付与してくれるサービスです。高度なブロックチェーンの技術を活用してタイムスタンプの生成を行っているため、ファイルの信頼性を証明できます。またブロックチェーンに記録されたデータを改ざんしようとすると、前後のデータの不整合が起こる仕組みとなっているため、改ざんは極めて困難です。
※ブロックチェーン……暗号技術を用いて分散的に処理・記録する技術。DocuTrackerはプライベートブロックチェーン「mijin」を利用しています。
DocuTrackerを利用できるクラウドストレージサービスは、Google ドライブやMicrosoft OneDrive、Dropbox、Boxです。普段からクラウドストレージに電子データを保存していた場合には、既存の業務フローを大きく変更することなく導入することが可能となっています。タイムスタンプやその他電子帳簿保存法についてお悩みの場合は、下記からお問い合わせください。
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まとめ
電子帳簿保存法の目的や2021年以降の変遷、法に対応しない場合のリスクなどについて簡単にご紹介しました。改正によって電子取引においては全事業主に対して電子帳簿保存法への対応が求められています。電子帳簿保存法に違反すると、追徴課税や青色申告承認取り消しのリスクもあり、対応は必須です。ただ、電子帳簿保存法に対応することによって、ペーパーレス化の推進による業務効率アップなども見込めます。タイムスタンプを付与するサービスを導入するなどして、適切に対応していきましょう。