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個人事業主、フリーランスも電子帳簿保存法対応は必要！知っておくべきポイントは？
2024年1月1日、改正電子帳簿保存法に基づく電子取引に関するデータ保存が完全義務化されました。法令遵守の観点から対応は必須です。個人事業主やフリーランスも例外ではなく、法律について正しく理解したうえで適切な対応を取る必要があります。本記事では、個人事業主やフリーランスが知っておきたい電子帳簿保存法の基本知識や注意すべきポイント、シンプルで手間のかからない対応方法を分かりやすくご紹介します。
電子帳簿保存法とは？個人事業主、フリーランスが知っておくべき基礎知識
電子帳簿保存法の正式名称は、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」です（以下、電子帳簿保存法と記載）。この法律により、従来は紙での保存が義務付けられていた帳簿や書類に対して、電子データの保存が認められるようになりました。業務に関わる国税関係帳簿・書類などを電子データで保存すると、経理業務の効率化やペーパーレス化につながります。そして電子帳簿保存法の改正により、2024年（令和6年）1月1日からは電子取引における電子データ保存が完全義務化されました。
個人事業主、フリーランスも対象
電子帳簿保存法の対象事業者は、国税関係帳簿や書類を保存する必要がある者や、電子取引を行っている者です。事業規模を問わず、すべての事業者が対象となりえます。税法上の「個人事業主」にあたるフリーランスも同法の対象となります。ただし、電子帳簿保存法は電子取引自体を義務化するものではなく、取引を紙で行っている事業者は対象外です。
対象となる書類の種類
電子帳簿保存法の対象となるのは、国税関係帳簿、国税関係書類、電子取引の3種類です。
・国税関係帳簿
国税関係帳簿は、国税に関する法律により日々の取引の記録や保存を義務付けられている帳簿類です。
＜主な国税関係帳簿＞
総勘定元帳、仕訳帳、売掛帳、買掛帳、現金出納帳、固定資産台帳など
・国税関係書類
国税関係書類は、法律により保存が義務付けられている書類の総称です。決算関係書類と取引関係書類が含まれます。
＜主な国税関係書類＞
決算関係書類……損益計算書、貸借対照表、試算表、棚卸表など
取引書類……受領した請求書、領収書、納品書、注文書、自社で発行した請求書や領収書、納品書、注文書などの控え、など
電子取引のデータは保存が必須
電子取引において発行された書類は、電子帳簿保存対応が必須です。電子取引とは、たとえば下記が該当します。
・Web請求書
・クラウド取引
・EDI取引
・メール
これらの方法で授受された、請求書や領収書、納品書、見積書、その他取引履歴を保存することになります。
個人事業主、フリーランスが知っておきたい電子帳簿保存法のポイント
個人事業主やフリーランスにとって大きな業務となる確定申告にも、電子帳簿保存法が深く関係しています。ここからは、電子帳簿保存法と確定申告に関して知っておきたいポイントをご紹介します。
【帳簿や書類の保存期間】青色申告、白色申告によって異なる
電子データの保存であっても、国税関係帳簿や書類の保存期間は従来と同様です。個人事業主の場合、国税関係帳簿や書類の保存期間は、青色申告か白色申告かによって異なります。
青色申告の場合
青色申告の場合には、書類の種類によって保存期間が5～7年となります。次の帳簿・書類は保存期間が7年となります。
・仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳などの帳簿
・損益計算書、貸借対照表などの決算関係書類
・領収証、小切手控え、預金通帳などの現金預金取引等関係書類
上記以外の請求書、見積書、契約書などの書類は、保存期間は5年です。
白色申告の場合
白色申告の場合は、収入や経費等を記載した法定帳簿については保存期間が7年となります。法定帳簿以外の書類は保存期間が5年です。
【青色申告特別控除】最大控除額65万円適用要件のひとつが電子帳簿保存
青色申告を行うメリットのひとつが、青色申告特別控除を受けられることです。青色申告特別控除の最大控除額65万円が適用される要件に、「e-Taxで申告する」か「優良な電子帳簿の保存」があります。
まず不動産所得または事業所得がある人で、下記要件を満たす場合には、青色申告特別控除額は55万円となります。
・正規の簿記の原則に従っていること（一般的には複式簿記を行っていること）
・貸借対照表と損益計算書を提出すること
・確定申告の期限内に提出すること
さらに下記のいずれかを満たした場合には青色申告特別控除額は65万円になります。
・e-Taxによる申告を行うこと
・優良な電子帳簿の保存を行うこと
「優良な電子帳簿」とは、下記の要件を満たした電子帳簿が該当します。
・経理システムやプリンターなどに仕様書や説明書等が備え付けてあること
・訂正・削除履歴を保存できること
・帳簿間の相互関連性を明確にしていること
・検索機能の確保のすべての要件を満たしていること、もしくは税務調査時に税務署からの「ダウンロードの求め」に応じられること
なお、不動産所得または事業所得があっても、複式簿記ではなく簡易的な記帳を行う場合には、青色申告特別控除額は10万円となるため注意が必要です。
電子帳簿保存法に違反した場合、青色申告の取り消しの可能性も
電子取引に関するデータが保存要件に従って保存されていない場合には、電子帳簿保存法違反となってしまい、青色申告の承認が取り消される可能性があります。青色申告の承認取り消しを受けると、青色申告の各メリットが受けられなくなってしまうので注意しましょう。青色申告の承認取り消しは、違反の程度を考慮のうえで、取り消しに相当するかどうかが判断されます。災害などの事情がある場合は例外とされます。
電子帳簿保存法で求められるデータ保存の要件
電子帳簿保存法では、データ保存の要件として、「真実性の確保」「可視性の確保」が定められています。
データの保存要件「真実性の確保」と「可視性の確保」
「真実性の確保」とは、データに偽造や虚偽がないと証明することです。具体的にはタイムスタンプを付与することや、データ訂正ができない仕組みになっていること、組織内で訂正・削除のルールを定めていることが挙げられます。
「可視性の確保」とは、保存したデータをいつでも閲覧できるようにすることです。情報システムやプリンターに説明書等を備え付けること、日付・金額・取引先ほかの条件で検索できるように検索機能を確保することが求められます。
一定の条件に該当する場合は検索機能が不要
検索機能の確保は速やかにデータを閲覧するためのものです。下記に該当する場合には迅速なデータ閲覧が可能であると見なされ、検索機能が不要となります。
・基準期間（2年度前）の売上高が5,000万円以下
・データを印刷して取引年月日や取引先ごとに整理された状態で保管している
個人事業主、フリーランスは電子帳簿保存法にどう対応するべき？
最後に、個人事業主、フリーランスが改正電子帳簿保存法にどのように対応すべきかについて解説します。
電子データの保存場所を明確にする
速やかにデータを提示できるよう、クラウドや自前のサーバーなど、どこにどの情報を保存するのかを明確にしておくことが重要です。データの破損やサイバー攻撃の可能性もあるため、バックアップやセキュリティ対策も加味しておくと良いでしょう。
改ざんされていない証明が可能なシステムを導入する
改ざんされていないことの証明については、タイムスタンプを付与する専用システムを導入するという方法があります。タイムスタンプは、付与された時間にそのデータが存在し、かつそれ以降にそのデータが変更されていないことを証明する技術です。タイムスタンプが付与されると、そのデータが「改ざんされていないこと」を客観的に証明できます。
DocuTrackerなら、ブロックチェーン（※）技術を用いて、「改ざんされていないこと」を証明できます。DocuTrackerは、クラウドストレージにアップロードしたファイルに自動でタイムスタンプを付与できるサービスです。ブロックチェーンの技術を活用してタイムスタンプの生成を行っているため、ファイルの信頼性を証明できます。またブロックチェーンに記録されたデータを改ざんしようとすると前後のデータの不整合が起こるため、改ざんは極めて困難です。
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まとめ
個人事業主およびフリーランスが知っておくべき情報や、電子帳簿保存法への対応方法をご紹介しました。確定申告に向けて、電子帳簿保存法に対応できているかどうか、もう一度見直してみてはいかがでしょうか。電子帳簿保存法に違反してしまうと、青色申告を取り消されてしまうおそれもあります。改正された電子帳簿保存法を正しく理解し、必要な対応を取りましょう。データが改ざんされていないことを証明できるタイムスタンプの導入もおすすめです。