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電子帳簿保存法に則った領収書・レシートの保存方法を解説

電子帳簿保存法の対象書類のひとつとなっているのが、領収書・レシートです。電子取引による領収書・レシートの保存は義務化されているため、法令に準拠した対応が必要です。紙で受け取るケースも多い領収書・レシートですが、どのように保存すればいいのでしょうか。本記事では、領収書・レシートの電子帳簿保存法対応について、保存要件や保存期間、その他注意点をご紹介します。

電子帳簿保存法のかんたんなおさらい

電子帳簿保存法は、従来紙での保存が義務付けられていた国税関係の帳簿や書類に対して、電子データの保存を可能とし、そのルールを定めた法律です。電子帳簿保存法の対象事業者は、国税関係帳簿・書類を保存する必要がある者、電子取引を行っている者です。紙のみで取引を行っている者以外の、すべての法人や個人事業主が対象となります。2022年に改正が行われ、2024年1月1日からは、「電子取引」におけるデータ保存が完全に義務化されました。

電子帳簿保存法における領収書・レシートの保存要件

領収書やレシートは、電子帳簿保存法の対象となる書類です。保存要件は、紙か電子データかによって異なります。詳しく確認していきましょう。

【紙の領収書】原本保存でもスキャナ保存でもOK

紙の領収書の場合は、紙の原本を保存するか、もしくは原本をスキャンした電子データを保存する「スキャナ保存」を選ぶことが可能です。電子取引ではない紙の領収書は、原本のまま保存することが認められています。

また、2022年1月以降に取り扱う書類は、スキャナ保存の要件が簡易化されています。以前はスキャナ保存をする場合には、事前に所轄の税務署長の承認を得る必要がありましたが、現在は不要となりました。なお、領収書以外の国税関係書類や国税関係帳簿の場合も同様で、税務署長の承認は不要となっています。これによってスキャナ保存や電子データ保存のハードルは下がり、個人事業主や中小企業でも経理業務の電子化を導入しやすくなっています。

【データの領収書】電子データでの保存が必須

メールなどで電子的に授受した領収書は、電子帳簿保存法で対応必須となる「電子取引」にあたるため、電子データのままで保存しなければなりません。受け取った電子データを紙に印刷して保存することはできないため注意が必要です。

領収書・レシートの保存期間

領収書・レシートの保存期間は、個人事業主や法人といった事業形態やその他の事情によって異なります。具体的な保存期間は以下のとおりです。

法人の場合

法人の場合には法人税法上、領収書・レシートは、その事業年度における確定申告書の提出期限の翌日から7年間の保存が義務付けられています。事業年度の最終日からおよそ2か月程度と考えるとよいでしょう。

ただし事業年度内に下記が起こった場合、領収書・レシートは10年間の保管が必要です。
・青色繰越欠損金が生じた場合
・白色申告を行っていて、災害損失金額が生じた場合

個人事業主の場合

個人事業主の場合、確定申告を青色申告で行っているのであれば、領収書・レシートを7年間保存することになります。ただし前々年分所得が300万円以下であれば領収書・レシートの保存は5年間です。白色申告であれば、領収書・レシートの保存期間は5年間です。

領収書・レシートを電子化して保存するメリット

ここまで紹介してきた通り、領収書やレシートは、電子帳簿保存法をはじめとした法律に定められた要件に従って保存する必要があります。ただ、領収書・レシートの保存は面倒だと思われがちですが、電子帳簿保存法に基づいて領収書・レシートをスキャナ保存あるいは電子取引のデータとして保存することには、さまざまなメリットがあります。

経理業務が効率化できる

領収書をはじめとする書類を電子データとして保存すると、経理業務の効率化を図れます。紙の書類の場合には、ファイリングや書類整理、保存場所の清掃などの管理を手作業で行う煩雑さがあります。経理システムを利用すれば、作業時間を大幅に削減できるうえ、他の拠点や取引先とも連携ができて、スムーズに業務を進められます。

また電子帳簿保存法では、電子データの保存要件のひとつとして、「日付・金額・取引先などで検索できること」が求められます。これは、税務調査の際に迅速なデータ探索ができることを目的とするルールですが、通常業務においても情報の探索性が上がるというメリットがあります。情報の整理も実現できるため、業務効率化につながるでしょう。

経費精算手続きを簡易化できる

領収書・レシートの保存は、経理担当者だけでなく、一般の従業員にもメリットがあります。経費精算に関する業務をデジタル化すれば、従業員が経費精算を行いやすくなります。会社だけでなく、テレワークしている場所から申請することも可能になり、経費精算の負担が軽減されるでしょう。

データの紛失リスクの低下

電子データの場合は、紙での保存と比べて誤って廃棄したり紛失したりするリスクが低くなります。紙の書類を保管する場合には、紙やファイルが劣化する可能性があり、また持ち出しもしやすいというデメリットもあります。仮に重要書類を持ち出して紛失してしまったり、誤ってシュレッダーにかけてしまったりすれば重大なセキュリティ事故となり、会社の信用を著しく低下させることになりかねません。リスクを避けるために保管場所と書類の持ち出しルールを定めて遵守する方法もありますが、その場合には管理コストが増大するうえ、従業員がルールを守らなかった場合の紛失リスクは残ります。電子データなら管理しやすく、複数の場所にバックアップをとれば紛失の恐れも少なくなり、データ復旧も行えます。

領収書・レシートを電子化する際の注意点

最後に、領収書・レシートをスキャナ保存や電子取引データとして保存する際に注意すべき点をご紹介します。

タイムスタンプの取得が必須

電子データで保存する領収書には、タイムスタンプを付与する必要があります。タイムスタンプとは「電子データがある時点までに存在していること」および「改ざんがされていないこと」を証明する技術です。タイムスタンプを領収書に付与することで、保存した日時や改ざんされていないことが証明されて法的な信頼性が確保され、書類の改ざん防止にもつながります。

検索機能を持たせて保存する

電子帳簿保存法では、税務調査で税務職員に求められた場合に、保存した領収書をすぐに示せるようにシステムを整備することを定めています。スキャナ保存や電子取引の書類は、下記の条件によって検索できることが求められます。
(1)取引年月日やその他の日付、取引金額、取引先で検索できる
(2)日付または金額で、範囲を指定して検索できる
(3)2つ以上の任意の記録項目を組み合わせて検索できる

ただし、税務職員によるデータのダウンロードの求めに応じることが可能である場合には(2)(3)の要件は不要となります。

税務調査に対応できるように準備しておく

税務調査時に必要な領収書データを、迅速にダウンロードできるよう環境を整えることも必要です。スキャナ保存したデータについては、整然とした形式であることや書類と同程度に明瞭であること、拡大・縮小できること、4ポイントの大きさの文字を認識できることが求められます。また、情報システムや周辺機器にシステム概要書や操作説明書、担当部署などを明らかにしたドキュメントを備え付けなければなりません。

【スキャナ保存のみ】スキャニングの品質と要件を満たす必要がある

紙の領収書をスキャナ保存する場合には、解像度やカラーに関する要件を満たす必要があります。要件は下記の通りです。

・解像度200dpi（A4サイズで約387万画素）以上の読み取りができる
・24ビットカラー（約1677万色）もしくはグレースケールでの読み取りができる

【スキャナ保存のみ】領収書・レシートの原本を保存する必要があるケース

領収書・レシートをスキャナ保存する場合には、紙の原本は破棄することが可能です。ただし下記の場合は原本を保存する必要があります。

・スキャナ保存について入力期間（2ヶ月と7営業日以内）を経過した場合
・備え付けのプリンタで出力不可能であるほど大きな書類を読み取った場合
※裏と表ですべての面を出力できるなどの場合は除く

電子帳簿保存法の保存要件を満たす専用システムの導入がおすすめ

先述の通り、領収書・レシートの保存要件で重要となるのが、タイムスタンプです。タイムスタンプを付与すれば、データの存在や「改ざんされていないこと」を証明できます。

DocuTrackerでタイムスタンプを自動付与

DocuTrackerは、クラウドストレージにアップロードしたファイルに自動でタイムスタンプを付与できるサービスです。DocuTrackerではブロックチェーン（※）の技術を活用してタイムスタンプの生成を行っており、ファイルの信頼性を証明できます。ブロックチェーンに記録されたデータを改ざんしようとすると、前後のデータの不整合が起こることから、改ざんは極めて困難です。
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まとめ

電子帳簿保存法で定められている領収書・レシートの保存要件などについてご紹介しました。保存期間は法人の場合と個人事業主の場合で異なるため、注意が必要です。業務効率化やペーパーレス化を目指すなら、紙の領収書・レシートの保管ではなく電子データを保存することをおすすめします。領収書・レシートを電子化する際には、タイムスタンプの付与が必要となります。タイムスタンプを付与するサービスは数多くあるので、自社の運用に合ったサービスを選ぶようにしましょう。