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電子取引データの保存要件とは？法的ルールと対応方法
電子帳簿保存法の改正により、保存が義務付けられることになった電子取引データ。法的ルールに則っていない事業者には罰則が課される可能性があり、早急な対応が求められています。猶予措置が設けられてはいるものの、ペーパーレス化や業務効率化を考えると、電子帳簿保存法への対応は多くの企業が進めるべき事項だといえるでしょう。では、電子取引のデータ保存には、どのような保存要件があるのでしょうか。この記事では電子取引のデータ保存要件や、実務で対応するための方法をご紹介します。
電子取引のデータ保存とは？
電子帳簿保存法（正式名称：電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律）は、国税関係帳簿・書類を電子データで保存することを可能とする法律です。電子取引のデータ保存について解説する前に、前提知識として知っておきたい電子帳簿保存法の概要についてご紹介します。
電子帳簿保存法の区分
電子帳簿保存法の対象となる書類は、税法上や会社法上で保存が必要な国税関係帳簿や国税関係書類、電子取引に関係するデータです。
電子帳簿保存法では、以下の3つの区分を設けて保存要件を定めています。
・電子帳簿等保存（任意）
パソコン等で作成している帳簿や国税関係書類を電子データのまま保存できます。
・スキャナ保存（任意）
決算関係書類以外の国税関係書類（取引先が作成した領収書など）をスマホやスキャナで読み取り電子データを保存できます。
・電子取引データ保存（必須）
注文書や契約書などの電子データをやりとりした場合には、その電子データを保存することが必要です。電子取引データ保存は、法人税や所得税に関して帳簿･書類の保存義務のある法人・個人事業主は対応必須となります。
この記事では、3つ目の「電子取引データ保存」について取り上げています。
保存が義務付けられる電子取引データの例
電子帳簿保存法で保存義務があるのは、電子取引でやりとりされたデータです。たとえばWeb請求書サービスで作成した請求書、クラウドで取引した履歴、EDI取引、メールデータも対象となります。
電子帳簿保存法 電子取引データ保存に違反した場合は？
2024年（令和6年）1月1日より、電子取引データの保存が義務化されました。違反した場合には、以下の罰則が課せられる可能性があります。
・追徴課税
電子取引に対して仮装・隠ぺいがあった場合には、10％の重加算税が課されます。なお追徴課税は、「スキャナ保存」で仮装・隠ぺいがあった場合にも対象です。
・青色申告承認の取り消し
違反の程度を勘案のうえで、青色申告承認の取り消しが行われる場合があります。青色申告承認が取り消されると、控除など青色申告の各種メリットが受けられなくなります。
・会社法による過料
法人の場合は、会社法違反にも問われます。会社法第976条では、正当な理由なく書類や電子データに不正があった場合には、100万円以下の過料に処すると定められています。
電子取引データの保存要件と保存期間
電子帳簿保存法において、電子取引データの保存要件には「真実性の確保」と「可視性の確保」が定められています。ここからは、保存要件の詳細と税法上の保存期間について解説します。
電子取引データの保存要件1.「真実性の確保」
「真実性の確保」とは、データに偽装や虚偽がないと証明することです。具体的には、下記のうちのいずれかを満たすことが求められます。
- ・受け取るデータにタイムスタンプを付与する。
- ・保存するデータにタイムスタンプの付与を行う。
- ・データの授受と保存は、訂正や削除ができないシステムもしくは訂正や削除の履歴が残るシステムで行う。
- ・不当な訂正・削除を防止するため、事務処理規定を制定し関係者全員で遵守する。
電子取引データの保存要件2.「可視性の確保」
「可視性の確保」とは、データを速やかに確認できるようにすることです。下記全てを満たすことが、可視性確保の要件です。
- ・保存場所にパソコンやディスプレイ、情報システムなどに操作マニュアルや仕様書を備え付け、速やかにデータを出力できるようにす
- ・下記の検索機能を確保する。
1.取引年月日や取引金額、取引先で検索
2.日付または金額の「範囲指定」で検索
3.2つ以上の項目を組み合わせて検索
なお下記いずれかに該当する場合には、電子取引データの検索機能は不要になります。 - ・基準期間(2課税年度前)の売上高が5,000万円以下の事業者
- ・電子取引データを印刷し、取引年月日や取引先ごとに整理された状態で提示･提出できる事業者
国税関係帳簿や国税関係書類の保存期間はどれくらい？
国税関係帳簿・書類の保存期間は、法人か個人事業主か、また個人事業主のなかでも青色申告か白色申告かで、書類の保存期間が異なります。
・法人の場合
会社法の観点から、国税関係帳簿・書類の保存期間は10年となります。
・個人事業主で青色申告を行っている場合
仕訳帳や総勘定元帳などの国税関係帳簿、損益計算書や貸借対照表などの決算関係書類、領収証などの現金預金取引等関係書類は、保存期間は7年です。一方請求書や契約書など、7年保管する帳簿・書類に該当しない書類は、保存期間が5年となっています。
・個人事業主で白色申告を行っている場合
収入や経費などを記載した法定帳簿は保存期間が7年、その他の書類は5年です。
「宥恕措置」の廃止と新たな「猶予措置」の整備
2022年度（令和4年度）の改正では、電子取引データ保存義務に対して、「宥恕（ゆうじょ）措置」が設けられました。この措置は、法対応のための期間を2年間設け、紙の書類での保存を認めるというものです。2023年12月31日をもって宥恕措置は廃止となり、2024年（令和6年）1月1日からは電子取引データ保存が義務化されました。同時に、新たな猶予措置も整備されています。
新たな猶予措置
新たな猶予措置は、条件をいずれも満たしていれば、改ざん防止や検索機能など保存要件への対応が不要となるというものです。条件は下記の2点で、いずれも満たす必要があります。
- ・電子取引データを保存要件に従って保存できなかったことについて、所轄の税務署長が相当の理由があると認める場合
- ・税務調査等の際に、電子取引データの「ダウンロード」および「印刷物を提示・提出すること」を求められた場合に、いずれも応じることが可能であること
なお宥恕措置においては、電子取引データの「ダウンロードの求め」に応じる必要はありませんでしたが、猶予措置においては「ダウンロードの求め」に応じることが定められていますので注意が必要です。
電子取引データ保存で行うこと
ここまで、電子帳簿保存法の改正によって義務化された電子取引データの保存について解説してきました。電子帳簿保存法に違反すると追加徴税などのリスクもあるため、対応においては下記のような点に留意する必要があります。
業務フローを整理する
不正やミスを未然に防げるよう、業務フローの整理を行います。まずはどの帳簿や書類が対象となるのか洗い出します。業務フロー見直しの中心となるのが、電子データの受領時や請求書の発行時、データの保管時です。たとえば従来電子取引のデータを紙で印刷して保存していた場合、スキャナ保存ではなく電子取引時のデータのまま保存する仕組みを整える、といったフローにするなどの対応が求められます。
電子データの保存場所を明確にする
帳簿・書類ごとに、保存方式を明確にすることも重要です。保存場所は定められていないため、クラウドサービスにするか、オンプレミスのサーバーにするか自社で決めなくてはなりません。保存場所のバックアップについては法的な要件にこそなっていませんが、適切にバックアップされていないとデータの消失や破損のリスクもあります。したがってバックアップの手段も講じておくようにしましょう。
電子帳簿保存法の保存要件を満たす専用システムの導入がおすすめ
電子帳簿保存法に対応するには、要件を満たした専用システムを導入するのも効果的です。タイムスタンプを付与できるサービスを活用すれば、データの存在や「改ざんされていないこと」を証明できます。DocuTrackerなら、ブロックチェーン技術を用いて「データが改ざんされていないこと」を証明することが可能です。
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まとめ
電子帳簿保存法のなかでも、対応が急がれる電子取引データの保存に関してお伝えしました。2024年（令和6年）1月1日以後にやりとりする電子取引データについては、猶予措置こそあるものの、電子データでの保存が義務付けられています。もしまだ電子取引データ保存に対応しきれていない場合は、猶予措置が認められている間に専用システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。