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電子帳簿保存法の対象書類をわかりやすく解説！ドキュメント一覧と保存のポイント
2024年1月1日から、電子取引における電子帳簿保存法への対応が義務化されました。経理担当者や現場でデータを取り扱う人にとっては、どれが電子帳簿保存法の対象になるのか迷うことも多いのではないでしょうか。またデータの保存方法についても、不正防止の観点から改ざん防止の措置を講じる必要があります。そこで本記事では、電子帳簿保存法の対象書類や保存期間、適切な対応方法についてわかりやすくご紹介します。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法は、従来紙での保存が義務付けられていた書類に対して、電子データの保存を可能とした法律です。正式名称を、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といいます（以下、電子帳簿保存法と記載）。
電子帳簿保存法の対象事業者は、国税関係帳簿書類を保存する必要がある者や電子取引を行っている者で、事業規模を問わずすべての企業や個人事業主が対象となりえます（※例外については後述）。2022年に行われた改正によって2024年1月1日より、電子取引に関するデータは電子帳簿保存法対応が必須となりました。
電子帳簿保存法の対象書類一覧
電子帳簿保存法の対象となるのは下記の3種類です。
- ・国税関係帳簿
- ・国税関係書類
- ・電子取引
いずれもPCなどで電子的に作成した書類が対象です。3種類の書類の例をご紹介します。
【任意】国税関係帳簿の具体例
国税関係帳簿の例は下記の通りです。
- ・総勘定元帳
- ・仕訳帳
- ・売掛帳
- ・買掛帳
- ・現金出納帳
- ・固定資産台帳
【任意】国税関係書類の具体例
国税関係書類の例は下記の通りです。
- ・決算関係書類
損益計算書、貸借対照表、試算表、棚卸表など - ・取引書類
自社で発行した請求書や領収書、納品書、注文書などの控え、受領した請求書、領収書、納品書、注文書など
【保存義務】電子取引に関するデータの具体例
国税関係帳簿や国税関係書類と違い、「電子取引による書類」は電子帳簿保存法対応が必須となっています。電子メールやWebサービス、クラウドサービス、EDI等での取引を行っている場合には、そのやり取りの履歴を保存することになります。対象データの具体例は下記の通りです。
- ・請求書
- ・領収書
- ・納品書
- ・見積書
- ・注文書
電子帳簿保存法の対象外になる書類
電子帳簿保存法の対象外となるものは、紙で作成した書類です。国税関係帳簿と国税関係書類は、紙での保存も認められています。したがって事業者も、電子取引を行っていない事業者であれば対象外です。ただし、紙の書類にも法律で保存期間が設定されているため、保管場所を設けて書類を保存する必要があります。
対象書類の保存期間
電子帳簿保存法の対象となる書類は、法人か個人か、青色申告か白色申告かによって保存期間が異なります。
【法人】保存期間
法人の場合、国税関係帳簿・書類の保存期間は実質10年となります。法人は法人税法と会社法によって国税関係帳簿・書類の保存期間がそれぞれ異なります。法人税法における保存期間は、確定申告書の提出期限の翌日から7年間です。欠損金が生じ、繰越控除を受ける場合には、保存期間は10年となります。また会社法で定められた会計書類の保存期間は10年です。したがって法人の場合の保存期間は長い方を採用して、10年となります。
【個人事業主】青色申告の場合の保存期間
青色申告を行っている個人事業主の場合には、書類によって保存期間が5～7年となります。
＜保存期間が7年＞
- ・仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳などの帳簿
- ・損益計算書、貸借対照表などの決算関係書類
- ・領収証、小切手控え、預金通帳などの現金預金取引等関係書類
＜保存期間が5年＞
- ・上記以外の請求書、見積書、契約書などの書類
なお、確定申告において青色申告特別控除65万円を適用したい場合には、「e-Tax による申告」あるいは電子帳簿保存法で定める「優良な電子帳簿」の保存要件を満たしていることが、要件のひとつとなります。
【個人事業主】青色申告の場合の保存期間
青色申告よりも簡易的な帳簿で確定申告を行える「白色申告」を行っている個人事業主の場合、保存期間は下記の通りです。
＜保存期間が7年＞
- ・収入や経費等を記載した法定帳簿
＜保存期間が5年＞
- ・法定帳簿以外の書類
電子帳簿保存法に違反した場合のリスク
電子帳簿保存法に違反した場合には、追徴課税や青色申告の取り消しなど、経理上大きな痛手が発生します。
追徴課税
スマホやスキャナで読み取った電子データを保存する「スキャナ保存」を行う場合や、電子取引に対して仮装・隠ぺいがあった場合には、10％の重加算税が課されます。
※重加算税…申告が適切でない場合に課される「加算税」の一種で、ペナルティの中でも最も重い加算割合を持つもの。
青色申告承認の取り消し
青色申告で確定申告を行う事業主に電子帳簿保存法違反となる行為があった場合には、青色申告取り消しの可能性があります。たとえば、災害などの事情がなく、保存義務のある電子取引のデータが保存要件に従って保存されていない場合には電子帳簿保存法違反です。青色申告の取り消しを受けると、青色申告のメリットが受けられなくなります。青色申告のメリットは下記の通りです。
- ・複式簿記など要件を満たした場合に最大65万円の所得控除を受けられる。
- ・家族などが青色事業専従者として業務に携わっている場合、青色事業専従者の給料を経費にできる。
- ・事業から生じた純損失を3年間にわたって繰越しまたは繰戻しができる。
これらのメリットが受けられなくなれば、事業の継続可否に影響するでしょう。ただし青色申告の取り消しに関しては、違反の程度や修正申告の内容などを勘案のうえで決定されるため、必ず取り消されるというわけではなく、実施されないケースもあります。
会社法による過料
法人の場合、電子帳簿保存法違反は会社法違反にもなりえます。会社法第976条では、正当な理由がないにもかかわらず書類や電子データに不正があった場合には、100万円以下の過料に処する定められています。
電子帳簿保存法に対応するメリット
電子帳簿保存法に対応するには、初期段階ではコストやルール作りなどの負担がありますが、相応のメリットも享受できます。ここからは、電子帳簿保存法に対応するメリットを2つご紹介します。
経理業務が効率化できる
紙ではなく電子データの方式で保存をするため、経理業務の効率化を図れます。紙の書類でファイリングや書類整理を手作業で行うよりも、経理システムを利用すれば作業時間を大幅に削減できるでしょう。電子帳簿保存法に対応すれば、ネットワーク上でデータのやり取りができることから、他の拠点や取引先とも連携ができ、テレワークもやりやすくなります。
また、電子帳簿保存法では、データの保存要件のひとつとして、「日付・金額・取引先で検索できること」が求められます。これは税務調査の際に、迅速なデータ探索ができることを目的とするものです。通常業務においても、情報の探索性が上がっていわゆる「見える化」が実現でき、業務効率化につながるでしょう。
書類の紛失リスクの低下
紙で書類を保存する場合には、紙ならではのリスクを考慮しなければなりません。たとえば、紙やファイルが劣化する恐れがあります。また、持ち出しもしやすいため紛失のリスクも高まるでしょう。もし紛失が起きてしまえば、書類の内容によっては重大なセキュリティ事故となり、会社経営に大きなダメージを与えることも考えられます。これらのリスクを防ぐためには、保管場所と利用ルールを厳重に定める必要があります。ただ、ルールを厳しくすればするほど、今度は管理コストが増大するという問題が発生します。電子データで保存をすれば、これらの紙ならではのリスクを軽減することが可能です。
また電子データの場合は、間違って廃棄するリスクも少なくなります。紙の書類はシュレッダーなどで廃棄してしまうと復元は困難ですが、電子データ化して複数の場所にデータのバックアップを取れば、万が一の災害の際にもデータ復旧が容易となるでしょう。
電子帳簿保存法に対応した専用システムの導入もおすすめ
セ電子帳簿保存法では、データの保存要件のひとつとして「改ざんされていないこと」が求められます。改ざん防止に効果的な手段として挙げられるのが、「タイムスタンプ」の付与です。タイムスタンプとは、付与された時間にそのデータが存在したこと、それ以降にそのデータが変更されていないことを証明する技術です。タイムスタンプが付与されると、そのデータが「改ざんされていないこと」を客観的に証明できます。
DocuTrackerでタイムスタンプを自動付与
DocuTrackerは、クラウドストレージにアップロードしたファイルに自動でタイムスタンプを付与するサービスです。DocuTrackerではブロックチェーン（※）の技x術を活用してタイムスタンプの生成を行っており、ファイルの信頼性を証明できます。ブロックチェーンに記録されたデータを改ざんしようとすると、前後のデータの不整合が起こることから、改ざんは極めて困難です。
現在DocuTrackerの対象となっているクラウドストレージサービスは、Google ドライブやMicrosoft OneDrive、Dropbox、Boxで、現在の情報システムを大きく変えずに利用することが可能です。
電子書類・データが改ざんされていないことを証明し、保管履歴の証明が可能。法人の場合には特におすすめ。DocuTracker、詳しくはこちら ≫
※ブロックチェーン……暗号技術を用いて分散的に処理・記録する技術。DocuTrackerはテックビューロ株式会社が開発・販売しているプライベートブロックチェーン「mijin」を利用しています。
まとめ
電子帳簿保存法の対象となる書類や保存期間などについてご紹介しました。電子帳簿保存法では、対象書類が細かく定められており、保存期間はケースバイケースで大きく異なります。どの書類をどれだけ保管しておく必要があるのか、しっかりと把握しておく必要があります。違反によって追徴課税などを受けないためにも、タイムスタンプを付与するサービスなどもうまく活用し、適切に対応していきましょう。