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電子帳簿保存法の対象外になる書類はなに？
対象外になる法人もある？
電子帳簿保存法は、電子データの保存ルールを定めた法律です。改正によって2024年1月1日からは、電子取引に関してのデータ保存が義務化されました。電子取引をしていれば対応は必須となりますが、対象外となる書類や事業者もあります。この記事では電子帳簿保存法の対象・対象外となる書類や事業者とともに、対応しなかった場合のデメリットなどについて解説していきます。
電子帳簿保存法 対象／対象外の書類
まず、電子帳簿保存法の対象となる書類と、対象外の書類をご紹介します。
電子帳簿保存法対象となる書類は3種類
電子帳簿保存法対象となる書類は、「国税関係帳簿」「国税関係書類」「電子取引による書類」の3種類です。いずれもパソコンなどで電子的に作成した書類が対象となります。特に「電子取引による書類」の電子帳簿保存法対応は、電子取引を行っている場合には必須となります。3種類の書類の例は下記の通りです。
- ・国税関係帳簿の例
総勘定元帳、仕訳帳、売掛帳、買掛帳、現金出納帳、固定資産台帳などの帳簿 - ・国税関係書類の例
決算関係書類……損益計算書、貸借対照表、試算表、棚卸表など
取引書類……自社で発行した請求書や領収書、納品書、注文書などの控え、受領した請求書、領収書、納品書、注文書など - ・電子取引による書類の例
請求書、領収書、納品書、見積書、注文書など（EDI取引や電子契約、メールなどで授受するもの）
電子帳簿保存法上の区分
電子帳簿保存法上ではさらに、データは保存方法と利用目的によって3つに区分されます。
- ・電子帳簿等保存：電子的に作成した帳簿・書類
- ・スキャナ保存：紙の書類をスキャナでデータ化し保存したもの
- ・電子取引：電子取引で授受したデータ
このうち「電子取引」によるデータは、電子帳簿保存法への対応が必須となっています。電子帳簿等保存とスキャナ保存の対応は任意です。
電子帳簿保存法対象外の書類
電子データではなく「手書き」によって作成した国税関係帳簿、国税関係書類は、電子帳簿保存法の対象外となります。ただし手書きで作成した帳簿・書類は、紙で保存することが必要です。
また売上伝票などの伝票類も対象外となるケースがあります。伝票類が企業内での決済や整理などを目的として作成された場合、つまり国税関係帳簿と関係がない場合には電子帳簿保存法の対象外となります。伝票類に国税関係帳簿の記載内容を補充する「補助簿」としての役割がある場合は電子帳簿保存法の対象です。
同じように、業務で利用している書類の中でも国税関係書類に該当しない場合には、電子帳簿保存法の対象外となります。ただし電子帳簿保存法の対象外となっても、「e-文書法」の規定に従って保存する場合があるのでご注意ください。
※e-文書法
「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」（e-文書通則法）と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」（e-文書整備法）の2つを合わせた通称
電子帳簿保存法 対象／対象外の事業者
電子帳簿保存法の対象となるのは、電子取引を行っているすべての法人と個人事業主です。電子取引を行っており、請求書や領収書などを授受している事業者はすべて対象となります。一方、紙で書類の授受を行っている場合は、電子帳簿保存法の対象外です。ただし紙での取引においては物理的に書類の保存が必要であり、保存については他の法律に従う必要があります。
【注意】2023年12月31日で電子帳簿保存法の猶予期間は終了
電子帳簿保存法は2022年1月1日に改正されました。この改正では、帳簿・書類をデータ保存する方法について大幅な見直しが行われています。改正の中でも特に電子取引に関するデータ保存が事業者の義務とされた点が大きな改正で、企業への影響が考慮されて、2年間の宥恕（ゆうじょ）期間が設けられました。対象となる事業者に対して、この間に法律への対応を行うことが求められたのです。
そして、2024年1月1日からは完全義務化となり、電子取引における書類は紙での保管が廃止されました。猶予措置として、ダウンロードの求めに応じて電子データをプリントアウトしたものを提出できるようにしているなどの条件に従っていれば、電子データを保存しておくだけで良いとされていますが、これは所轄税務署長が相当の理由があると認める場合に限ります。つまり、現在は既存事業・新規参入にかかわらず、電子取引を行うすべての事業者が、電子帳簿保存法に対応しなければなりません。
電子帳簿保存法に対応しない場合のデメリット
紙媒体のみで事業を行っている場合には電子帳簿保存法に対応せずにすみますが、紙のみでの運用はデメリットもあります。主なデメリットとしては、以下の2点が挙げられます。
経理業務が非効率のまま
電子帳簿保存法に対応しない場合には、紙で書類を保存することになります。紙でのやり取りに慣れていれば安心感はありますが、電子データを使った業務に比べると非効率となってしまう点は否めません。紙の書類での保存は、電子データで保存する場合と比べて、書類を探したり内容を目視で確認したりする手間がかかります。また保存場所も必要で、スペースを確保するにも費用がかかります。帳簿や書類は5～10年保存する義務があるため、必要なスペースは年々増加してき、コストもかさんでしまうでしょう。
書類の劣化・紛失リスク
紙の書類で保存する場合は、紙が劣化する可能性もあります。文字がかすれて不明瞭になったり、場合によっては破損したりすることもあるでしょう。また紙の書類を持ち出すと、紛失のリスクがあることも無視できません。紙の劣化や紛失リスクを下げるために管理を厳重にすると、今度は管理コストが増加してしまいます。
そもそも電子帳簿保存法は、帳簿や書類を電子データとして保存することを認める法律であり、ひいては企業の経理業務のデジタル化を推進し、業務効率化につなげる狙いがあります。電子帳簿保存法にもとづいてデジタル化・ペーパーレス化を推進すれば、業務効率アップや情報セキュリティの強化にもつながるのです。
電子帳簿保存法に対応しなかった場合の罰則
電子帳簿保存法への対応義務があるにもかかわらず対応しなかった場合には、事業者に対して罰則があります。
追徴課税
2022年の電子帳簿保存法改正では、悪質な不正に対する重加算税（※）の課税措置が追加されました。スキャナ保存されたデータや電子取引に関するデータに仮装・隠ぺいがあった場合には、10％の重加算税が課されます。
※重加算税：申告が適切でない場合に課される「加算税」の一種。申告に仮装・隠ぺいがあった場合に課される。
青色申告承認の取り消し
電子帳簿保存法に対応しないと、所得税又は法人税の申告等にも影響するかもしれません。電子取引を行っているにもかかわらず、データの保存要件を満たしていない場合やデータを紙の書類として保存している場合は、青色申告の承認を取り消される可能性があります。電子帳簿保存法においては、「電子帳簿等保存」「スキャン保存」「電子取引」の3つの区分それぞれでデータ保存の要件が定められており（後述）、これに従っていない場合には「データ保存がなかったもの」とみなされてしまうのです。
青色申告には、確定申告時の控除額が最大65万円になることや貸倒引当金の扱いなどいくつかメリットがあります。青色申告の承認が取り消されれば、これらのメリットが受けられなくなってしまいます。ただし青色申告の取り消しはすぐ行われるわけではなく、違反の程度や災害などの事情を考慮のうえ、青色申告者として適正かどうかを判断されることになります。
会社法による過料
正当な理由がないにもかかわらず書類や電子データに不正があった場合には、100万円以下の過料に処すると定められています。法律違反となれば罰金が科されるだけでなく、「コンプライアンスへの意識が低い企業」とみなされて取引先からの信頼も失うことになるでしょう。
電子帳簿保存法のデータ保存要件
「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の電子帳簿保存法上の区分には、それぞれデータ保存要件が定められています。それぞれ、一部の要件を挙げます。
電子帳簿等保存 データ保存要件の例
- ・記録事項の訂正・削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認できる電子計算機処理システムを使用すること
- ・通常の業務処理期間を経過した後に入力を行った場合には、その事実を確認できる電子計算機処理システムを使用すること
- ・次の要件による検索ができるようにすること
1.取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先での検索
2.日付又は金額に係る記録項目について範囲を指定しての検索
3.2つ以上の任意の記録項目を組み合わせての検索 - ・税務職員による質問検査権にもとづく電子データのダウンロードの求めに応じることができるようにしておくこと
ほか - ・入力期間内に、総務大臣が認定する業務に係るタイムスタンプを、一の入力単位ごとのスキャナデータに付すこと
- ・スキャナデータについて訂正･削除の事実やその内容を確認できるシステム等又は訂正･削除を行うことができないシステム等を使用すること
- ・解像度200dpi相当以上で読み取ること
- ・次の要件による検索ができるようにすること
1.取引年⽉日その他の日付、取引金額及び取引先での検索
2.日付又は金額に係る記録項目について範囲を指定しての検索
3.2つ以上の任意の記録項目を組み合わせての検索
ほか - ・改ざん防止のため、次のいずれかの措置を行うこと
1. タイムスタンプが付された後に授受すること
2. 授受後、遅れることなくタイムスタンプを付すこと
3. データの訂正・削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用すること
4. 正当な理由がない訂正削除の防止に関する事務処理規程を定め、運用すること
ほか
スキャナ保存 データ保存要件の例
電子取引 データ保存要件の例
データの保存要件はほかにもあります。また一部の条件を満たすと他の条件は免除されることもあります。
詳しくは下記をご参照ください。
電子帳簿保存法に対応した専用システムの導入がおすすめ
電子帳簿保存法の対象となる書類については、データの真実性を担保する要件が定められています。特に電子取引データについては改ざん防止措置を取る必要があり、データが不正に「改ざんされていないこと」が求められます。改ざんされていないことを証明するための方法の一つが、「タイムスタンプの付与」です。電子データにタイムスタンプを付与できるサービスを利用すれば、タイムスタンプが付与されたデータが正当な原本であり、改ざんされていないことを証明できます。
DocuTrackerでタイムスタンプを自動付与
DocuTrackerは、クラウドストレージにアップロードしたファイルに自動でタイムスタンプを付与してくれるサービスです。DocuTrackerでは、ブロックチェーン（※）の技術を活用してタイムスタンプの生成を行っています。ブロックチェーンに記録されたデータを改ざんしようとすると、前後のデータの不整合が起こることから、改ざんは極めて困難です。
Google ドライブやMicrosoft OneDrive、Dropbox、Boxに対応しており、これらのクラウドストレージサービスを利用している場合は、現在の情報システムを大きく変えずに利用することができます。
電子書類・データが改ざんされていないことを証明し、保管履歴の証明が可能。DocuTracker、詳しくはこちら ≫
※ブロックチェーン……暗号技術を用いて分散的に処理・記録する技術。DocuTrackerはテックビューロ株式会社が開発・販売しているプライベートブロックチェーン「mijin」を利用しています。
まとめ
紙の書類のみ扱っているのであれば電子帳簿保存法の対象外となりますが、紙の書類だけで業務を進めるのは限界があります。業務の効率も悪く、紛失してしまうリスクも否定できません。また、電子取引を行っている場合は、全事業者が電子帳簿保存法の対象となっており、対応しない場合は追徴課税や青色申告承認の取り消しなどを受けるおそれがあります。この機会にペーパーレス化に着手し、電子帳簿保存法に対応したシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。