FAQ
Q. ゲストの招待方法を教えてください。
A. ユーザー追加から招待することができます。
Q. ゲストが繋げなくなりました
A. ゲストは1日〜7日でログイン出来なくなるため、延長したい場合は都度、再有効化必要があります。
詳しくは、期限切れしたユーザーの再有効化を参照してください。
Q. 契約アカウントの切り替え方法が分かりません
A. マルチアカウント機能の契約アカウントの切り替え手順を参照してください。
Q. メールに、「クレジットカード決済未完了のお知らせ」の通知が来ました
A. 自動決済によるクレジットカードに決済に失敗しました。新しいクレジットカードを登録して頂き決済を完了してください。
詳しくは、エラーによるクレジットカード設定の変更手順を参照してください。
Q. ログインするためのユーザーパスワードを忘れました
A. DocuTrackerはセキュリティ強化によるパスワードレス認証として、認証コードによるワンタイムパスコード認証のみ採用しているため、パスワードはありません。
お使いのメールアドレスに認証コードがあるかご確認ください。
Q. クラウドドライブ連携をやり直したい
クラウドドライブ設定後、 一週間以内(7日)であればクラウドドライブを再設定(リセット)することができます。
リセットの方法は、ドライブリセットを参照してください。
また、監査などの不正防止を想定しているため、一週間を過ぎるとクラウドドライブを変更することはできません。
新たにクラウドドライブを連携したい場合は、契約アカウントを新規に作成するなど、マルチアカウント機能を使用して新規契約する方法となります。
Q. トライアル期間を継続利用したいので、支払い設定方法を教えてください
支払う設定をするためクレジットカードの登録が必要ですので、クレジットカードの登録手順を参照してください。
トライアル期間中いつでも設定することができますので、停止しないようにトライアル期限より数日前に設定することをご検討ください。
Q. トライアル期間終了後に、利用を再開したい
トライアル期限後1ヶ月内 であれば、支払い設定を登録することで、利用を再開することができます。
ただし、ドライブ期限日からDocutracker上の情報は更新が停止していますので、ドライブの再同期が必要になります。
以下の手順をご確認ください。
- クレジットカードの登録手順を参照
- ドライブの再連携を参照
Q. トライアル期間終了後のデータはどうなりますか？
トライアル期限後、1ヶ月間の再開猶予期間があり、作成した契約アカウントは削除されます。
ユーザーアカウントについては、紐づく契約アカウントがしばらく無いと判断された時点で削除されます。
アカウントの種類については、DocuTrackerにおけるアカウントの役割を参照してください。
Q. 以前ポイントチャージしたが、ポイント残高が0になりました
チャージしたポイントは、最終支払日または最終チャージ日から180日間の有効期限を設けています。
例えば 7/1にチャージし、その後請求支払いにも使用しない場合、12/27に ポイントは全て無効となります。 7/2に支払いに使われた場合、ポイント有効期限は12/28に延長されます。
Q. 再度ポイント払いにしたいが変更できない
同月の利用期間中にポイント払いに変更できるのは1回のみです。
再度ポイント払いに変更した場合は、翌月の利用期間に変更することができます。
Q. Docutrackerと同期しているMicrosoftアカウントのユーザー名またはドメインを変更後、DocuTrackerコンソールにある指定フォルダまたはOneDriveを開くで表示することができません
ユーザー名またはドメインを変更すると、OneDrive上のフォルダURLが変更されています。
再度同期フォルダにて、フォルダ作成やファイルをアップロードなど情報を更新することで同期フォルダ情報を更新することができます。
Q. 連携したすべてのファイルやフォルダが表示されますか？
ファイルの共有状態や設定された権限によっては、一部の情報が取得できない場合があります。
Q: 連携したすべてのファイルやフォルダが同期されますか？
ファイルの共有設定やアクセス権限、ドライブのウイルスチェックの結果などにより、一部のファイルやフォルダが取得できない場合があります。 その場合、該当のファイルやフォルダは同期の対象外となり、課金の対象からも除外されます。
Q: Docutrackerを使用し、電子帳簿保存法の要件を満たした保存方法を教えてください。
電子帳簿保存法は、 ①電子帳簿等 、②スキャンデータ 、③電子取引データ の3種類に分けられます。
① 電子帳簿等（会計ソフトで作成された仕訳帳など）
保存手順:
- ファイル名に 日付_金額_取引先 を含めて保存
- DocuTrackerに同期し、タイムスタンプを自動付与（改ざん防止措置）
- DocuTracker内でファイル名検索が可能であることを確認
- 運用方法を記載した「システムマニュアル」を作成（※税務調査対応）
- 税務署からの求めがあれば、該当ファイルをGoogleドライブ等で共有
ポイント:
DocuTrackerはファイルのバージョン履歴やアクセス履歴も記録でき、改ざん防止措置として機能します。
② スキャンデータ（紙の領収書・請求書をスキャン保存）
保存手順:
- スキャナ保存要件（200dpi以上、カラー）を満たしつつ、ファイル名に 日付_金額_取引先 を付けて保存
- DocuTrackerに同期し、タイムスタンプを自動付与（改ざん防止措置）
- DocuTracker上で検索可能であることを確認
- 「システムマニュアル」の整備（運用者の操作説明含む）
- 税務調査時は、該当ファイルをドライブ共有で提示可能にしておく
ポイント:
スキャン要件（解像度や色調）を満たすのはスキャナ側の役割ですが、DocuTrackerがその後のデータ管理と保存要件を補完できます。
③ 電子取引データ（メール受領の請求書PDFやWeb発行の請求書）
保存手順:
- 保存時にファイル名に 日付_金額_取引先 を付ける
- DocuTrackerに同期し、タイムスタンプを自動付与（改ざん防止措置）
- DocuTrackerのファイル検索機能を活用し、要件を満たす
- 対応手順をマニュアルに明記（システム説明＋操作フロー）
- 要求があれば税務署へデータ公開
ポイント:
2022年以降、電子取引データの保存は義務となっており、特にこの部分はDocuTrackerが有効です。